Outils pour fournisseurs

ADM a mis en place un nouveau processus pour les achats indirects, activé par Coupa, qui vous permet de recevoir des commandes et faire le suivi des factures en ligne.

Commandes électroniques

Ainsi, vous n’aurez plus besoin d’appeler pour vérifier le paiement des factures et le règlement devrait s’effectuer plus vite. Notre objectif est de faire adopter ce processus par tous les fournisseurs ADM admissibles, y compris Coupa, sans frais pour les fournisseurs. Les fournisseurs de la région EMEA peuvent cliquer ici pour en apprendre plus sur l’orientation et la formation des fournisseurs.

Qu’est-ce que Coupa?

Coupa est un système d’approvisionnement infonuagique qui simplifie la collaboration et les transactions avec ADM. Il comporte aussi de nombreux avantages pour les fournisseurs d’ADM :

Suivi en temps réel des bons de commande et des factures
Délai de paiement plus court
Des catalogues qui augmentent le nombre de commandes
Gratuité
Disponible sur tous les appareils
Capacités de gestion de l’information

La version la plus récente de Coupa offre deux fonctionnalités principales :

Coupa Supplier Information Management (SIM) – Vous permet de réviser et de mettre à jour vos informations de fournisseur, y compris les instructions de paiement, vos coordonnées et les détails fiscaux
Procure-to-Pay (P2P) – Facilite les achats pour les employés d’ADM selon nos politiques d’approvisionnement et permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures en ligne et d’être payés à temps.

Coupa SIM

Seuls les utilisateurs ADM peuvent ajouter des fournisseurs et mettre à jour leurs informations dans Coupa SIM, mais les fournisseurs peuvent mettre à jour leurs coordonnées dans leur compte sur le portail des fournisseurs Coupa.

Les mises à jour peuvent être demandées pour diverses raisons, notamment :

Coordonnées bancaires pour le dépôt direct (ajouts ou mises à jour)	Au moment de saisir de nouvelles coordonnées bancaires ou de les mettre à jour, remplissez le Formulaire d’autorisation de virement et joignez une copie d’un chèque annulé ou les coordonnées de votre banque ou l’en-tête de tout autre établissement
Mettre à jour le nom ou les informations d’identification fiscale	Joindre un formulaire W9 à jour
Demande de nouveau fournisseur pour un traitement complet	Joindre un formulaire W9 à jour et tous les documents de dépôt direct exigés

Le formulaire des demandes SIM comporte un champ Commentaire. Utilisez ce champ pour indiquer les mises à jour demandées.

Pour devenir un nouveau fournisseur pour ADM, remplissez le formulaire Nouveau fournisseur.

Pour mettre à jour vos informations, remplissez la Demande de mise à jour du fournisseur.

Méthodes d’activation du P2P

Coupa comporte les fonctionnalités P2P suivantes :

Le service courriel SAN (Supplier Actionable Notification) permet aux fournisseurs de recevoir les commandes électroniquement et de créer automatiquement des factures. Aucune configuration technique n’est nécessaire. Pour mettre à jour votre adresse courriel pour le traitement des bons de commande, écrivez à ADMCoupa@adm.com. Notez que la facturation sur la base d’un contrat n’est pas prise en charge actuellement et qu’il faut donc un bon de commande pour cette méthode

Le portail Fournisseurs de Coupa (CSP) permet aux fournisseurs de gérer leurs commandes et leurs factures dans un seul espace dédié en ligne. Les bons de commande et les factures sont transmis électroniquement et une facture peut être générée directement sur un contrat ou un bon de commande. CSP permet de voir l’ensemble des commandes et des factures à l’aide d’un seul compte pour plusieurs clients. Pour créer un portail fournisseur Coupa, s’inscrire ici.

Fonctionnalités	Service courriel fournisseur SAN	Portail fournisseur CSP
Gratuit pour tous les fournisseurs	X	X
Configuration technique simple	X	X
Réception des commandes en ligne	X	X
Création d’une facture pour une commande	X	X
Création d’une facture pour un contrat		X
Gestion de toutes les commandes et factures		X
Affichage de l’état du paiement		X
Gestion de plusieurs clients et réception de notifications dans un seul portail centralisé		X

Directives de facturation

Les factures doivent être soumises individuellement plutôt que regroupées en un seul envoi.

Les numéros de facture sont limités à 15 caractères et ne peuvent contenir que des lettres et des chiffres.

Outils pour fournisseurs

En savoir plus sur le Portail de réussite Coupa pour fournisseurs. Il s’agit du portail de formation et de ressources Coupa pour les fournisseurs qui offre une multitude de contenus d’apprentissage et de référence.

Soutien

ADM souhaite vous offrir un maximum de formation et de soutien pour réussir votre transition vers Coupa. Communiquez avec l’équipe chargée d’aider les fournisseurs pour toute question sur les méthodes de soutien ou sur les réseaux d’achat à cette adresse : ADMCoupa@adm.com.